Los Gobiernos de las Repúblicas Americanas, en el deseo de que sus respectivos Ministros de Relaciones Exteriores, o sus Representantes, se# reunieran con fines de consulta de conformidad con los acuerdos adoptados en la Conferencia Interamericana de Consolidación de la Paz, celebrada en Buenos Aires en 1936, y en la Octava Conferencia Internacional Americana, celebrada en Lima en 1938, acreditaron las delegaciones que a continuación se indican, en el orden de precedencia fijado por sorteo, las cuales se reunieron en la ciudad de Panamá del 23 de Septiembre al 3 de Octubre de 1939, a invitación del Gobierno de la República de Panamá:
[Siguen los nombres de los Delegados.]
El Presidente de la República de Panamá, Excelentísimo Señor Doctor Juan Demóstenes Arosemena, inauguró solemnemente la Reunión el día 23 de Septiembre de 1939, a las cinco de la tarde, en el Instituto Nacional, durante una sesión plenaria, bajo la presidencia provisional del Secretario de Relaciones Exteriores y Comunicaciones de Panamá, Excelentísimo Señor Doctor Narciso Garay, y actuando como Secretario General el señor Licenciado Jeptha B. Duncan.
El Excelentísimo Señor Ministro de Relaciones Exteriores de México propuso que se pusiesen las labores de la Reunión bajo los auspicios del Libertador Simón Bolívar, y a propuesta del Excelentísimo Señor Secretario de Relaciones Exteriores y Comunicaciones de Panamá, Presidente Provisional de la Reunión, esa moción fue aprobada por aclamación.
También propuso el Presidente Provisional—y fue aprobado y ejecutado— que todos los presentes, Ministros de Relaciones Exteriores o sus Representantes, otros delegados, funcionarios de la Reunión y el público en general, se pusiesen de pies y guardasen un minuto de silencio en homenaje a la memoria de Bolívar.
El ‘Excelentísimo Señor Doctor Narciso Garay fue elegido Presidente Permanente de la Reunión, en la sesión plenaria celebrada el 25 de Septiembre de 1939.
El Reglamento de la Reunión fue aprobado en la sesión preliminar celebrada el 23 de Septiembre de 1939.
De conformidad con el Reglamento, se constituyó una Comisión de Credenciales, la cual quedó integrada por S. E. el Dr. Carlos Salazar (Guatemala), como Presidente, S. E. el Dr. Alberto Ostria Gutiérrez (Bolivia), y S. E. el Dr. Patrocinio Guzmán Trigueros (El Salvador).
De igual manera fue designada una Comisión de Coordinación, la cual quedó constituida por S. E. el Dr. Manuel César de Goes Monteiro (Brasil),
S. E. el Dr. Julio Tobar Donoso (Ecuador), S. E. el Sr. Léon Laleau (Haití), y S. E. el Sr. Sumner Welles (Estados Unidos de América).
El programa para la Reunión fue aprobado por el Consejo Directivo de la Unión Panamericana el 12 de Septiembre de 1939.
Como resultado de la Consulta, la Reunión entre los Ministros de Relaciones Exteriores de las Repúblicas Americanas aprobó las siguientes declaraciones y resoluciones: