Reglamento de la Reunión (Tercera Reunión de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores, Rio de Janeiro – 1942)

CAPITULO I Programa de la Reunión

Art. 1. El programa de las Reuniones de Consulta será preparado por el Consejo Directivo de la Unión Panamericana de conformidad con la resolución aprobada en la Reunión de Ministros de Relaciones Exteriores celebrada en La Habana.

Art. 2. El Gobierno que proponga el procedimiento de consulta transmitirá al Consejo Directivo la lista de asuntos que desea se traten en la reunión, indicando al mismo tiempo la fecha aproximada en que ésta deba verificarse. La lista de asuntos debe ser tan detallada y concreta como sea posible, limitándose a las cuestiones de carácter urgente que requieran pronta e inmediata atención por parte de los gobiernos de las Repúblicas Americanas.

Art. 3. Después de someterse a los demás gobiernos la relación de los asuntos propuestos, y de acuerdo con las observaciones e indicaciones que se reciban, el Consejo Directivo preparará el programa definitivo, fijará la fecha de la reunión y adoptará las medidas que se consideren convenientes para su organización.

Art. 4. Los temas nuevos que pudieran proponerse en el curso de las sesiones de la Reunión de Ministros de Relaciones Exteriores se admitirán en el programa sólo en caso de que se relacionen con los fines inmediatos de la asamblea y deberán contar, además, con la aprobación unánime de los Ministres o sus representantes.

CAPITULO II Funcionarios de la Reunión

DELEGADOS

Art. 5. Los miembros de las Reuniones de Consulta serán los Ministros o Secretarios de Relaciones Exteriores de las Repúblicas Americanas o el representante personal que en su lugar cada uno de ellos designe, los que se reunirán de conformidad con los acuerdos interamericanos de las Conferencias de Buenos Aires y de Lima.

Dichos miembros deberán ser acreditados con los debidos poderes por medio de credenciales expedidas por sus gobiernos o comunicaciones oficiales de sus Ministerios o Secretarías de Relaciones Exteriores al Ministerio o Secretaría de Relaciones Exteriores del país en que se verifique la reunión.

Art. 6. Los asesores técnicos que acompañen a los Ministros o Secretarios de Relacione Exteriores o a sus representantes, podrán asistir, con los Ministros o sus representantes, a las sesiones plenarias y a las juntas de las comisiones, pero sin derecho a voto.

En caso de que sea imposible para un Ministro de Relaciones Exteriores o para su representante asistir a una sesión determinada, ya sea plenaria o de alguna comisión, dicho Ministro o representante puede designar a alguno de los miembros de su delegación para que le substituya. En este caso el designado tendrá el derecho de voz y voto en nombre de su Ministro de Relaciones Exteriores. El nombramiento de dicho designado debe comunicarse previamente al Secretario General de la Reunión.

Art. 7. El Director General de la Unión Panamericana será considerado como miembro ex-oficio de la reunión, pero sin derecho a voto.

PRESIDENTE DE LA REUNIÓN

Art. 8. El Presidente de la República donde se efectúe la reunión designará al Presidente Provisional de la Reunión, quien presidirá la sesión inaugural y continuará ejerciendo sus funciones hasta que la Reunión elija al Presidente Permanente.

Art. 9. En ausencia del Presidente Permanente las sesiones serán presididas por los Ministros de Relaciones Exteriores o sus representantes de acuerdo con el orden de precedencia que se establecerá por sorteo en la primera sesión. Este orden de precedencia se observará también en la colocación de los delegados.

SECRETARIO GENERAL

Art. 10. El Secretario General será designado por el Presidente de la República donde se efectúe la Reunión y serán atribuciones del Secretario General preparar las actas de las sesiones y dirigir el trabajo de los funcionarios de la Secretaría.

CAPITULO III Comisiones

Art. 11. En la sesión inaugural se constituirá una Comisión de Credenciales y se nombrará también una Comisión de Coordinación, que se compondrá de un delegado repi ¿sentante de cada uno de los idiomas oficiales déla Reunión. La Reunión nombrará también las demás comisiones que juzgue necesarias y no considerará ninguna proposición si no ha sido previamente estudiada y aprobada por la comisión respectiva.

Art. 12. Cada Comisión eligirá su propio Presidente y designará un Relatór que presentará las conclusiones de la Comisión en las sesiones plenarlas de la Reunión. El informe de la Comisión será sometido al Secretario General por lo menos veinte y cuatro horas antes de que se verifique la sesión plenaria en que ha de presentarse con el fin de que las copias de dicho informe puedan distribuirse con la debida antelación a los Ministros de Relaciones. Exteriores o a sus representantes.

Art. 13. Cualquier Ministro de Relaciones Exteriores o su representante que no sea miembro de una comisión, tendrá el derecho de asistir a las deliberaciones de la misma y a tomar parte en ellas, pero sin el derecho de voto, el cual se limitará solamente a loe miembros de la Comisión. Las decisiones de la Comisión se adoptarán por mayoría de votos.

Art. 14. Con antelación a la primera reunión plenaria de la Reunión de Ministros o Secretarios de Relaciones Exteriores o sus representantes, se celebrará una sesión preliminar para considerar los asuntos que serán discutidos en la primera sesión plenaria.

Art. 15. Las decisiones que se adoptaren en la Reunión de Ministros o Secretarios de Relaciones Exteriores o sus representantes, antes de su aprobación formal, serán sometidas a la Comisión de Coordinación para que ésta coteje su texto en los diversos idiomas oficiales.

Art. 16. Serán idiomas oficiales de la Reunión el español, el inglés, el portugués y el francés.

CAPITULO IV Sesiones

Art. 17. Para celebrar una sesión plenaria se necesita que estén presentes los delegados de la mayoría de las naciones representadas.

Art. 18. Cada república representada tendrá derecho a un solo voto. Loe votos se emitirán separadamente por países y se harán constar en las actas.

Por regla general las votaciones se harán de viva voz, a menos que algún delegado pida que se hagan por escrito. En este caso, cada delegación depositará en una urna una cédula en la que se expresará el nombre del país representado y el sentido en que emite su voto. El Secretario General leerá en voz alta estas cédulas y contará los votos.

Art. 19. No se procederá a votar ningún informe, proyecto o proposición que verse sobre alguno de los asuntos incluidos en el programa, sino cuando estén presentes por lo menos los delegados de dos terceras partes de las naciones representadas en la Reunión.

Art. 20. Las proposiciones, informes y proyectos se entenderán aprobados cuando reúnan el voto afirmativo de la mayoría absoluta de los países representados en la sesión en que se tome la votación. Cualquier Ministro puede presentar reservas o abstenerse de votar.

Art. 21. Las sesiones de apertura y de clausura de la Reunión de Ministros o Secretarios de Relaciones Exteriores serán públicas. Se podrán celebrar otras sesiones públicas cuando de antemano así lo acuerden los delegados.

Art. 22. Todos los proyectos que los Ministros de Relaciones Exteriores o sus representantes deseen presentar a la Reunión, se entregarán al Secretario General dentro de las veinte y cuatro horas posteriores a la primera sesión plenaria. El Secretario General suministrará a los Ministros de Relaciones Exteriores o a sus representantes copias de los proyectos.

CAPITULO V

Actas de las Sesiones y Publicaciones de la Reunión de Ministros

Art. 23. El Secretario General levantará textualmente las actas de las sesiones públicas celebradas por los Ministros o Secretarios de Relaciones Exteriores o sus representantes. El Secretario General preparará un resumen de las sesiones plenarias privadas y de las exposiciones de los delegados. Estos resúmenes se conservarán en los archivos de la Secretaría General de la Reunión.

Art. 24. El Secretario de cada comisión preparará un acta sucinta de cada sesión para los archivos de la Reunión y en estas actas se asentarán en su totalidad las decisiones adoptadas por la comisión.

Art. 25. Las decisiones adoptadas en la Reunión de Ministros de Relaciones Exteriores o sus representantes se incorporarán en un Acta Final que será suscrita por los delegados en la sesión de clausura.

Art. 26. El Gobierno de la República donde se celebre la Reunión, publicará las actas de las sesiones plenarias públicas y el Acta Final, y transmitirá copia certificada de ellas a los gobiernos de las repúblicas americanas, a los delegados y a la Unión Panamericana.

Art. 27. Los originales de las actas parciales y del Acta Final se conservarán en los archivos de la Unión Panamericana, a donde serán enviados por el Secretario General de la Reunión.