Reglamento de la Reunión (Segunda Reunión de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores, La Habana – 1940)

CAPITULO I Funcionarios de la Reunión Delegados

Art. i. Los Delegados serán los Ministros de Relaciones Exteriores de las Repúblicas Americanas o los representantes que hayan sido designados para substituirlos, quienes se reunirán con fines de consulta de conformidad con los acuerdos interamericanos de Buenos Aires y de Lima.

Para asesorar a los Ministros de Relaciones Exteriores o sus representantes, podrán asistir a las reuniones de la Conferencia sus respectivos delegados, sin voz ni voto.

El Ministro de Relaciones Exteriores podrá designar el delegado que ha de substituirlo cuando él personalmente no pueda asistir a algunas reuniones, mediante un aviso previo a la Secretaría General de la Conferencia.

Art. 2. El Director General de la Unión Panamericana será considerado como miembro ex oficio de la Conferencia, pero sin derecho a voto.

La Reunión podrá solicitar la colaboración técnica de los Comités especiales creados por las Reuniones de los Ministros de Relaciones Exteriores de las Repúblicas Americanas.

Presidente de la Reunión

Art. 3. El Presidente de la República de Cuba designará al Presidente Provisional que presidirá en la sesión inaugural y continuará ejerciendo sus funciones hasta que la conferencia elija al Presidente Permanente.

Art. 4. En ausencia del Presidente Permanente, las sesiones serán presididas por los Ministros de Relaciones Exteriores, o sus representantes en la Reunión, de acuerdo con el orden de precedencia que se establecerá por la suerte en la primera sesión. Este orden de precedencia se observará también en la colocación de los delegados.

Secretario General

Art. 5. El Secretario General será designado por el Presidente de la República de Cuba. Serán atribuciones del Secretario General preparar las actas de las sesiones y dirigir el trabajo de los funcionarios de la Secretaría.

CAPITULO II Comisiones

Art. 6. Los Ministros de Relaciones Exteriores de las Repúblicas Americanas, o sus representantes, constituirán una Comisión que se reunirá con el fin de considerar los diversos temas del programa, y todo proyecto que se proponga y sea aceptado por voto de dos terceras partes de las naciones representadas.

Art. 7. Habrá una Comisión de Credenciales, que será designada en la primera sesión, y una Comisión de Coordinación, que se compondrá de un representante por cada uno de los idiomas oficiales.

Art. 8. Se designarán también las comisiones que se consideren necesarias para estudiar, informar y formular proyectos para ser sometidos a la consideración de la comisión en pleno.

Art. 9. Cada comisión eligirá su propio presidente, y designará un relator que informará a la Comisión en pleno sobre las conclusiones a que llegue la comisión.

Art. 10. Antes de la primera sesión plenaria de la Reunión de los Ministros de Relaciones Exteriores, o sus representantes, se celebrará una sesión preliminar para considerar cuestiones de organización que serán sometidas a la sesión plenaria.

Art. 11. Las conclusiones a que llegue la Reunión de Ministros de Relaciones Exteriores, o sus representantes, se someterán antes de que se les imparta aprobación formal, a la Comisión de Coordinación para que ésta coordine el texto en los diversos idiomas oficiales.

Art. 12. Serán idiomas oficiales de la Reunión el español, el inglés, el portugués y el francés.

CAPITULO III [Sesiones]

Art. 13. Para celebrar una sesión se necesita que estén presentes los delegados de la mayoría de las naciones representadas.

Art. 14. Cada República representada tendrá un solo voto, y los votos se emitirán separadamente por países y se harán constar en las actas.

Las votaciones se harán, por regla general, de viva voz, a menos que algún delegado pida que se hagan por escrito. En este caso, cada delegación depositará en una urna una cédula en que se expresará el nombre del Estado que representa y el sentido que emita su voto. El Secretario General leerá en voz alta estas cédulas y contará los votos.

Art. 15. No se procederá a votar ningún informe, proyecto o proposición que verse sobre alguno de los asuntos incluidos en el programa, sino cuando estén presentes delegados de dos terceras partes, por lo menos, de las naciones representadas en la Reunión.

Art. 16. Salvo los casos exceptuados en este reglamento, las proposiciones, informes y proyectos se entenderán aprobados cuando reúnan el voto afirmativo de la mayoría absoluta de los países representados en la sesión en que se tome la votación.

Art. 17. Las sesiones de apertura y de clausura de la Reunión de Ministros de Relaciones Exteriores serán públicas. Se podrán celebrar otras sesiones públicas cuando de antemano así lo determinen y ordenen los delegados.

CAPITULO IV

Actas de las Sesiones y Publicaciones de la Reunión de Ministros

Art. 18. El Secretario General hará tomar textualmente actas de las sesiones públicas celebradas por los Ministros de Relaciones Exteriores, o sus representantes, y preparará un breve resumen de la labor desarrollada en otras sesiones.

El Secretario de cada comisión preparará un acta sucinta de cada sesión, en la que se resumirán las exposiciones de los delegados y en las que se anotarán íntegramente las conclusiones a que haya llegado la comisión.

Art. 19. Las conclusiones a que llegue la Reunión de Ministros de Relaciones Exteriores se incorporarán en un Acta Final que será suscrita por los delegados en la sesión de clausura.

Art. 20. El Gobierno de Cuba publicará las actas y el Acta Final, y transmitirá copias de ellas a los Gobiernos de las Repúblicas Americanas, a los delegados y a la Unión Panamericana.

Art. 21. Los originales de las actas y el original del Acta Final serán conservadas en los archivos de la Unión Panamericana, a donde los enviará el Secretario General.