Reglamento de la Conferencia (Octava Conferencia Internacional Americana, Lima – 1938)

CAPITULO I Funcionarios de la Conferencia

Sección I.—El Presidente Provisional

Artículo 1. El Presidente de la República del Perú designará el presidente provisional que presidirá la sesión inaugural y continuará ejerciendo sus funciones hasta que la conferencia elija el presidente permanente.

Sección II.—El Presidente Permanente

Artículo 2. El Presidente permanente de la conferencia será elegido por el voto de la mayoría absoluta de los Estados representados en la conferencia.

Artículo 3. Son atribuciones del presidente permanente:

1^o. Presidir las sesiones de la conferencia y someter a consideración las materias conforme estén inscritas en la orden del día.

2°. Conceder el uso de la palabra a los delegados, en el orden en que lo hayan solicitado.

3^o. Decidir las cuestiones de orden que ocurran en las discusiones de la conferencia, sin perjuicio de que si alguna delegación lo solicitare, la decisión tomada se someta a la resolución de la conferencia.

4°. Llamar a votaciones y anunciar a la conferencia el resultado de las mismas, conforme al Art. 23.

5°. Transmitir a los delegados con anterioridad a cada sesión, por medio del secretario general, la orden del día de las sesione» plenarias.

6°. Ordenar a la secretaría, una vez aprobada el acta, que dé cuenta a la conferencia de los asuntos que hayan entrado después de la sesión anterior.

7°. Dictar todas las medidas indispensables para mantener el orden y hacer que se cumpla el reglamento.

Sección III.—Vicepresidentes

Artículo 4. Los presidentes de las delegaciones serán vicepresidentes ex oficio de la conferencia. Fn la primera sesión se establecerá por la suerte él orden de precedencia en la colocación de las delegaciones. En este orden serán llamados los presidentes de las delegaciones a suplir la falta del presidente en los casos previstos por este reglamento.

Sección IV.—El Secretario General

Artículo 5. El secretario general de la conferencia será designado por el Presidente de la República del Perú.

Artículo 6. Son atribuciones del secretario general:

1°. Organizar, dirigir y coordinar el trabajo de los secretarios auxiliares, secretarios de las comisiones, intérpretes, escribientes y cualesquiera otros empleados que el Gobierno de la República del Perú asigne al servicio de la secretaría de la conferencia.

2°. Recibir, distribuir y contestar la correspondencia oficial de la conferencia conforme a los acuerdos de la misma.

3°. Preparar o hacer preparar, bajo su dirección, las actas de las sesiones con arreglo a las notas que le transmitan los secretarios; y distribuir entre los delegados, antes de cada sesión, ejemplares impresos o mimeografiados del acta de la sesión anterior, para su consideración por la conferencia.

4^o. Revisar las traducciones que hicieren los intérpretes de la conferencia.

5°. Distribuir entre las comisiones los asuntos sobre los cuales deban presentar dictamen, y poner a disposición de dichas comisiones todo lo necesario para el desempeño de su encargo.

6^o. Redactar la orden del día, de acuerdo con las instrucciones del presidente.

7^o. Ser el intermediario entre las delegaciones o los miembros de ellas en los negocios relativos a la conferencia, y entre los mismos y las autoridades peruanas.

8°. Transmitir las actas originales de la conferencia, así como las de las comisiones al Director General de la Unión Panamericana para conservarlas en los archivos de dicha institución.

9°. Ejercer cualesquiera otras funciones que le asigne el reglamento, la conferencia o su presidente.

CAPITULO II Comisiones de la Conferencia

Artículo 7. Habrá una comisión de iniciativas, formada por los presidentes de las delegaciones y presidida por el presidente de la conferencia; una comisión de credenciales, que será designada en la primera sesión plenaria; y una comisión de coordinación, que se compondrá de un representante por cada uno de los idiomas oficiales de la conferencia.

Artículo 8. La Comisión de iniciativas celebrará una reunión antes de la primera sesión plenaria, en la que se considerará el plan general de la conferencia y se formularán las recomendaciones que serán sometidas a la asamblea en sesión plenaria.

Artículo 9. Se organizarán también comisiones por cada capítulo en que se divida el programa de la conferencia, para estudiar, informar y formular proyectos sobre los temas respectivos. Cada delegación tendrá el derecho de estar representada por uno o más de sus miembros en cada ir:? de las comisiones. Los nombres de tales miembros serán comunicados por cada delegación al secretario general a la brevedad posible y en todo caso antes de las primeras reuniones de las comisiones.

Artículo 10. Cada comisión elegirá de entre sus miembros un presidente y un vicepresidente.

Artículo 11 . Para cada tema o grupo de temas conexos, el Presidente de cada comisión designará un relator y, si la comisión lo juzga conveniente, una subcomisión en la que figuren tantos miembros como decida la comisión. Los relatores fungirán como presidentes de las subcomisiones respectivas.

Artículo 12. Las funciones de los relatores únicos o de las subcomisiones serán:

1°. Examinar los proyectos y demás documentación para formular un informe que contenga los antecedentes, el análisis de la cuestión y un proyecto de resolución, basado en las opiniones sustentadas por las diversas delegaciones.

2°. El relator único o el presidente de la subcomisión, presentará el proyecto de dictamen a la secretaría de la comisión, la que lo distribuirá entre todas las delegaciones, informándolas, con la debida anticipación, sobre la fecha en la que se discutirá el proyecto.

3^o. Dicho proyecto servirá de base para la discusión general; concluida ésta, el relator formulará, de acuerdo con la opinión de la mayoría, el proyecto definitivo que, aprobado por la comisión, será presentado a la sesión plenaria de la conferencia.

Artículo 13. Cada comisión designará un delegado relator general para que presente las conclusiones de la misma a las sesiones plenarias de la conferencia.

Artículo 14. Después de ser aprobados por la comisión, y antes de someterse a la sesión plenaria, todos los tratados, convenciones, resoluciones y otras conclusiones serán referidos a la comisión de coordinación para que se les añada las cláusulas protocolares indicadas en el Anexo a este Reglamento, y para que se coordine el texto en los diversos idiomas de la conferencia.

Artículo 15. Todos los proyectos sometidos por las delegaciones sobre los diversos temas del programa serán presentados al secretario general a la mayor brevedad posible y en todo caso dentro de una semana después de la apertura de la conferencia, a fin de que las comisiones respectivas puedan disponer del tiempo necesario para considerar todas las materias que figuran en el programa. El secretario general deberá referir los proyectos a la comisión correspondiente.

Artículo 16. En cada uno de los proyectos sometidos por las delegaciones deberá constar el tema del programa al que se relacionan, a fin de que el secretario general pueda referirlos a la comisión correspondiente. Los proyectos en que se dejare de señalar el tema a que pertenecen o que, en opinión de la secretaría general, no guarden relación con los temas del programa, serán sometidos a la comisión de iniciativas y se seguirá el procedimiento indicado para los nuevos temas.

CAPITULO III Las Delegaciones

Artículo 17. Los delegados pueden hacer uso de la palabra y leer manuscritos en su propio idioma. Los intérpretes verterán un resumen de la exposición del delegado a los otros idiomas oficiales de la conferencia, a menos que el orador o cualquier delegado exija la versión íntegra del discurso.

Los intérpretes harán igual versión de los conceptos del presidente y del secretario general.

Artículo 18. Cada delegado puede presentar a la conferencia su opinión por escrito sobre la materia que se discuta, y pedir que se agregue al acta de la sesión en que la presente.

Una delegación que no esté presente en la sesión puede depositar o transmitir su voto por escrito a la secretaría, el que será tomado en cuenta siempre que haya sido transmitido o depositado antes de que la votación se declare cerrada. En tal caso, la delegación se tendrá como presente y se contará su voto.

Artículo 19. El Director General de la Unión Panamericana será considerado como miembro ex officio de la conferencia pero sin derecho a voto.

CAPITULO IV Sesiones de la Conferencia y de las Comisiones

Artículo 20. La sesión inaugural se celebrará en el lugar y en la fecha que fije el Gobierno del Perú. Las demás sesiones se celebrarán en las fechas que señale la conferencia.

Artículo 21. Para que haya sesión se necesita que esté representada en ella, por alguno de sus delegados, la mayoría de las naciones que tomen parte en la conferencia.

Artículo 22. Abierta la sesión se leerá por el secretario general el acta de la anterior, a menos que la conferencia resuelva prescindir de su lectura. Se tomará nota de las observaciones que tanto el presidente como cualquiera de los delegados hagan respecto de ella, y se procederá a aprobarla.

Artículo 23. En las deliberaciones de las sesiones plenarias, así como en las de las comisiones, la delegación de cada República representada en la conferencia tendrá un solo voto, y los votos se emitirán nominal y separadamente haciéndose constar en las actas.

Las votaciones se harán, por regla general, de viva voz, a menos que algún delegado pida que se hagan por escrito. En este caso, cada delegación depositará en una urna una cédula en que se expresará el nombre del Estado que represente y el sentido en que emita su voto. El secretario leerá en voz alta estas cédulas y contará los votos.

Artículo 24. La conferencia no procederá a votar ningún informe, proyecto o proposición que verse sobre alguno de los asuntos incluidos en el programa, sino cuando estén representadas en ella, por uno o más delegados, dos terceras partes, cuando menos, de las naciones que a ella concurran. En las votaciones se tomarán en cuenta los votos enviados por escrito, según previenen los artículos 18 y 28, teniéndose por presentes, únicamente para los fines de la votación, a las delegaciones ausentes, siempre que hayan votado en la indicada forma.

Artículo 25. Toda proposición que enmiende la moción, proyecto o resolución en consideración, será referida al estudio de la comisión respectiva, a menos que la conferencia, por el voto de los dos tercios de las delegaciones, decida lo contrario.

Artículo 26. Las enmiendas se someterán a discusión y a votación antes que el artículo o proposición que ellas tiendan a modificar.

Artículo 27. Por el voto de los dos tercios de las delegaciones presentes, la conferencia podrá prescindir de los trámites ordinarios y proceder a la consideración de un asunto, excepto en los casos previstos por el artículo 31, en los cuales las reglas de procedimiento establecidas para la admisión de un nuevo tema serán en todo caso observadas.

Artículo 28. Salvo los casos expresamente exceptuados en este reglamento, las proposiciones, informes y proyectos que la conferencia considere, se entenderán aprobados cuando reúnan el voto afirmativo de la mayoría absoluta de las delegaciones representadas por uno o más de sus miembros en la sesión en que se tome la votación, teniéndose como presente la delegación que hubiere enviado su voto a la secretaría.

Artículo 29. Podrán asistir a las sesiones de la conferencia y de las comisiones, los miembros de las delegaciones incluyendo sus secretarios y adjuntos, el Director General de la Unión Panamericana y cualesquiera otros representantes de la Unión Panamericana debidamente acreditados; los secrétanos y miembros del personal de la secretaría de la conferencia; los representantes de la prensa debidamente acreditados y cualesquiera otros a quienes la conferencia por mayoría de votos conceda este privilegio.

A solicitud de una delegación, la conferencia puede acordar que una sesión se verifique o continúe en secreto. La proposición de una delegación en este sentido tendrá consideración preferente y se pondrá a votación sin necesidad de discusión.

Terminada la sesión, el secretario general dará a la prensa un resumen del resultado de la deliberación, salvo lo dispuesto en el párrafo anterior en cuyo caso la asamblea decidirá acerca de la publicación de lo resuelto en ella.

Artículo 30. Serán idiomas oficiales de la conferencia el español, el inglés, el portugués y el francés. Los informes, proyectos y demás documentos se imprimirán y someterán a la consideración de la conferencia y de sus comisiones a lo menos en español y en inglés.

Los informes y proyectos se someterán a discusión en una sesión posterior a aquella en que hayan sido distribuidos.

CAPITULO V Nuevos Temas

Artículo 31. Si alguna delegación propusiera a la consideración de la conferencia un tema no incluido en el programa, el nuevo tema se pasará al estudio de la comisión de iniciativas y, si fuere aceptado por el voto de las dos terceras partes de las delegaciones representadas en la conferencia, será sometido al estudio de la respectiva comisión, o si el tema lo amerita se nombrará una nueva comisión.

Todo tema que se proponga para su inclusión en el programa será sometido a la comisión de iniciativas a la mayor brevedad posible, y en todo caso dentro de una semana después de la apertura de la conferencia, a fin de que se pueda disponer del tiempo necesario para considerar todas las materias presentadas.

CAPITULO VI

Actas de las Sesiones y Publicaciones de la Conferencia Sección I.—Actas de las Sesiones Plenarias y dé las Comisiones

Artículo 32. Se harán actas de las sesiones plenarias y de las comisiones de la conferencia. Las actas de las sesiones plenarias serán tomadas textualmente. En lo que respecta a las de las comisiones, el secretario de cada comisión preparará unas minutas de cada sesión, en las que se resumirán brevemente las exposiciones de los delegados y en las que se anotarán íntegramente las conclusiones a que haya llegado la comisión.

Artículo 33. Las actas serán impresas en el “Diario” de la conferencia lo más pronto posible después de celebrarse la sesión a que se refieren. Se editarán primero en forma provisional, y en caso de que algún delegado someta alguna modificación, se revisará el texto y se hará luego una publicación definitiva.

Artículo 34. Los originales de las actas se depositarán en la Unión Panamericana, a donde los enviará el secretario general.

Sección II.—Diario” de la Conferencia

Artículo 35. El secretario general deberá publicar un “Diario” de la conferencia, en el que aparecerán las actas de las sesiones plenarias y de las comisiones, los proyectos sometidos por las delegaciones, los informes de los delegados relatores y de las subcomisiones, y cualquier otro material relativo a la conferencia.

Sección III.—Acta Final

Artículo 36. El acta final deberá contener las resoluciones, recomendaciones, votos y acuerdos aprobados por la conferencia, y en un apéndice los tratados y convenciones que se hayan negociado. El acta final será preparada a medida que progresen los trabajos de la conferencia.

Artículo 37. Una vez aprobados por las comisiones respectivas, y antes de presentarse a la sesión plenaria, los tratados, convenciones, resoluciones, recomendaciones, votos y acuerdos serán sometidos a la comisión de coordinación para que haya uniformidad en los diversos idiomas oficiales.

Artículo 38. Después de cada sesión plenaria se insertarán en el proyecto de acta final, con un número y un título que correspondan al tema respectivo del programa, las resoluciones, acuerdos, votos y recomendaciones aprobados en la sesión, y la fecha en que fueron aprobados. La víspera de la clausura de la conferencia, el secretario general someterá al examen de las delegaciones copias del acta final. Las delegaciones comunicarán al secretario general las observaciones que desearen hacer con respecto a la redacción del acta final.

Artículo 39. El original del acta final será suscrito por las delegaciones en la sesión de clausura de la conferencia y transmitido por el secretario general al Ministro de Relaciones Exteriores del Perú a fin de que se envíen copias certificadas a los Gobiernos de las repúblicas americanas, a los delegados y a la Unión Panamericana dentro de los noventa días siguientes a la clausura de la conferencia.

Sección IV.—Instrumentos Diplomáticos

Artículo 40. Los tratados y convenciones aprobados por la conferencia serán redactados en español, inglés, portugués y francés, y serán sometidos al examen de las delegaciones y suscritos en la última sesión. Después de la firma, el instrumento será transmitido por el secretario general de la conferencia al Ministro de Relaciones Exteriores del Perú, quien transmitirá copias certificadas a los Gobiernos de las Repúblicas americanas representadas en la conferencia, a los delegados y a la Unión Panamericana.

Artículo 41. Los Estados signatarios depositarán en la Unión Panamericana los instrumentos de ratificación de los tratados y convenciones suscritos en la Octava Conferencia Internacional Americana y la Unión Panamericana notificará el depósito a los otros Estados signatarios.

Artículo 42. Los artículos protocolares que serán usados en los tratados y convenciones suscritos en la conferencia aparecen en el Apéndice a este Reglamento. La conferencia puede modificar, si así lo estima conveniente, la redacción de esos artículos protocolares.

Sección V.—Actas de la Conferencia

Artículo 43. Las actas de la conferencia serán publicadas en español, inglés, portugués y francés, lo más pronto posible, después dé terminarse las sesiones.

Las actas consistirán en las minutas de las sesiones plenarias y de las comisiones, y el. Gobierno del Perú se encargará de enviar copias de las mismas a los Gobiernos representados en la conferencia, a los delegados que hayan asistido a las sesiones y a la Unión Panamericana.

CAPITULO VII Modificaciones del Reglamento

Artículo 44. Este reglamento, después de aprobado por el Consejo Directivo, será transmitido a la Octava Conferencia por intermedio del Gobierno de la República del Perú. El reglamento estará sujeto a las modificaciones que determine el voto de las dos terceras partes de las delegaciones a la conferencia.

APENDICE Artículos Protocolares

El preámbulo a los tratados y convenciones suscritos en la conferencia se ajustarán a la forma siguiente:

Los Gobiernos representados en la Octava Conferencia Internacional Americana,

Deseosos de concertar un tratado (convención) acerca de han nombrado los siguientes Plenipotenciarios:

(Aquí seguirán los nombres de los plenipotenciarios)

Quienes, después de haber exhibido sus Plenos Poderes, que fueron hallados en buena y debida forma, han convenido en lo siguiente:

Artículo I, etc.

Los últimos artículos de los tratados y convenciones terminarán como sigue:

Artículo

El presente Tratado (Convención) será ratificado por las Altas Partes Contratantes, de acuerdo con sus procedimientos constitucionales. El Ministerio de Relaciones Exteriores del Perú guardará los originales y queda encargado de enviar copias certificadas auténticas a los Gobiernos para el referido fin. Los instrumentos de ratificación serán depositados en los archivos de la Unión Panamericana en Wáshington, la que notificará dicho depósito a los Gobiernos signatarios; tal notificación será considerada como canje de ratificaciones.

Artículo

El presente Tratado (Convención) entrará en vigor entre las Altas Partes Contratantes en el orden en que vayan depositando sus respectivas ratificaciones.

Artículo

El presente Tratado (Convención) regirá indefinidamente, pero podrá ser denunciado dando aviso anticipado de un año a la Unión Panamericana, la que lo transmitirá a los demás Gobiernos signatarios. Transcurrido este plazo, el Tratado (Convención) cesará en sus efectos para el denunciante, quedando subsistente para las demás Altas Partes Contratantes.

Artículo

El presente Tratado (Convención) quedará abierto a la adhesión y accesión de los Estados Americanos no signatarios. Los instrumentos correspondientes serán depositados en los archivos de la Unión Panamericana, la que los comunicará a las otras Altas Partes Contratantes.

En fe de lo cual, los Plenipotenciarios que arriba se indican, firman y sellan el presente Tratado (Convención), en la ciudad de  Lima, Capital de la República del Perú, a los días del mes de                     del año