Así se organiza una cumbre con 130 presidentes, 300 eventos y 5000 periodistas

Así se organiza una cumbre con 130 presidentes, 300 eventos y 5000 periodistas

La gran cita anual de la diplomacia internacional se desarrolla durante una semana en la Asamblea General de la ONU, pero los preparativos duran meses. Nada se puede dejar al azar en un evento que atrae la atención de millones de personas en todo el mundo.

El presidente de un país sube al podio de la Asamblea General y habla ante una audiencia de millones de personas. Esa es una imagen familiar para todos que se repite a finales de septiembre en la sede de la ONU en Nueva York. Lo que no se ve es el trabajo entre bambalinas para organizar la mayor cita internacional: 132 jefes de Estado y de Gobierno, más de 300 eventos paralelos, decenas de exposiciones y 5000 periodistas acreditados.

Las cifras tan solo dan una ligera idea de la ingente cantidad de trabajo que hay detrás. Cientos de empleados de la ONU se encargan de que cuando arranca el debate, el 25 de septiembre, todo esté en su lugar: las medidas de seguridad, comida apropiada para todas las culturas o la bandera nacional correcta en cada encuentro bilateral.

Los preparativos comienzan hasta con un año de antelación. “Ya están reservando espacios el año que viene, porque son limitados y se van muy rápido”, explica Fernando Barquín, del departamento de eventos especiales que se encarga de la logística.

Los 193 Estados miembros se ponen en contacto con el departamento de protocolo de la ONU para informar sobre quién asistirá en representación del país; normalmente el jefe de Estado o Gobierno o un ministro. Poco a poco se empieza a crear el rompecabezas de la lista de oradores que intervendrán ante la Asamblea General. El orden viene determinado por el rango del mandatario. Por tradición, siempre comienzan Brasil y Estados Unidos y les siguen los jefes de Estado, los de Gobierno y por último los ministros. La lista se actualiza constantemente y a menudo hay cambios hasta el último minuto.

En las semanas previas, los Gobiernos envían lo que se conoce como “equipos de avanzada” que mantienen reuniones con los diferentes departamentos de Naciones Unidas involucrados.  Entonces, se les hace un recorrido por el edificio para que sepan cómo llegar a las distintas salas, o los pases que necesitarán y las restricciones de tráfico que encontrarán.

El hecho de que asista un jefe de Estado o un ministro no solo determina si este hablará en los primeros días, cuando hay más atención mediática y más delegados en la Asamblea, sino también el recibimiento que se le dará en la ONU.

El servicio de protocolo recibe a todos los dignatarios. A los jefes de Estado y de Gobierno se les acompaña cuando van a hacer su discurso. Para asegurar que todos están en el podio en el momento correspondiente, un oficial de protocolo los acompaña a una sala conocida como GA-200 unos minutos antes. Allí los mandatarios esperan, mientras repasan su discurso o toman un café, a que termine el anterior y a que el presidente de la Asamblea General los llame.

Es el momento cumbre, que reflejarán las televisiones nacionales e internacionales, pero los mandatarios asisten a decenas de actos y encuentros.

Las reuniones con el Secretario General suelen tener lugar en su oficina de la planta 38 de la sede de Naciones Unidas. Son docenas. Tantas, que el propio António Guterres no era capaz de precisarlas a preguntas de los periodistas. “Hay, ciento… ciento…ciento…”, decía Guterres buscando la cifra entre sus papeles ante las risas de los corresponsales. “Hay 132 jefes de Estado y de Gobierno, más unos cuatro vicepresidentes y unos cuarentaitantos ministros de relaciones exteriores”, aseguró tras sumar de cabeza. “Se está organizando el calendario porque aún tengo también que hablar en 40 eventos”.

El personal de protocolo acompaña a los presidentes y se asegura de que en la sala esté la bandera de su país y, en el caso de que sea un jefe de Estado, un rey o una reina, los guardias de honor.

Almuerzo de Estado

El Secretario General, además, ofrece un desayuno de bienvenida el martes 25 a las ocho de la mañana y ese mismo día, un almuerzo de Estado, al que asisten los jefes de las delegaciones y los directores de las principales agencias de la ONU.  Todo está meticulosamente planificado. La comida que se sirve ha pasado estrictos controles de seguridad.  El menú incluye opciones vegetarianas y para aquellos que no toman alcohol o carne de cerdo. El sitio que cada mandatario ocupa en las mesas se decide cuidadosamente para evitar suspicacias o momentos tensos.

Fernando Barquín lleva 20 años encargándose de la logística de ese almuerzo y asegura que es el día de más trabajo del año. “Al asistir el presidente de Estados Unidos, las medidas de seguridad son más estrictas”, cuenta.  Los camiones que traen la comida solo pueden entrar a la ONU entre las cuatro y las seis de la mañana.

No puedo entrar los camiones de mudanza hasta que terminan todas las actividades acá y el servicio secreto me da permiso. Generalmente son las tres de la mañana.

“Yo llego a las cinco y después del almuerzo tengo inmediatamente que empezar a trabajar para ‘resetear’ el comedor de delegados porque es un lugar que se necesita para otros eventos”. Esta operación se puede prolongar hasta la madrugada del día siguiente. “Hay seis camiones que tengo que entrar al edificio para recoger todos los muebles, pero no puedo hasta que terminan todas las actividades acá y el servicio secreto me da permiso”, explica. “Generalmente son las tres o cuatro de la madrugada”.  Barquín ha llegado a dormir en la ONU y si consigue ir a su casa solo tiene tiempo para un baño rápido y un café antes de regresar.

Trabajando de noche

Gran parte del trabajo de preparación para la Asamblea tiene lugar, por razones de seguridad, cuando el edificio está cerrado al público: por las noches y los fines de semana.

Unas pocas semanas antes, la geografía de la ONU empieza a mutar. En el vestíbulo de la primera planta, que habitualmente acoge exposiciones y decenas de turistas, se crean, con mamparas, salas temporales. “Son 28 salas, todas iguales, todas tienen los mismos muebles y la misma capacidad para no tener problemas de protocolo con nadie”, cuenta Barquín. “Cada una tiene ocho sillas, seis con respaldo bajo y dos con respaldo alto para los presidentes. Una mesa para las tazas de café y una mesa para una planta y una alfombra persa que se renta”.

Los países conocidos como P5, los cinco miembros permanentes del Consejo de Seguridad (Estados Unidos, Reino Unido, Francia, Rusia y China) tienen sus reuniones en “otros sitios” que Barquín no tiene autorización para precisar. Lleva tantos años en la ONU que ya es conocido entre las delegaciones que le contactan para los preparativos. “Los rusos a veces me mandan un mensaje de texto, no hacen una petición formal”, dice.

Además de estas salas temporales, se corta el paso a zonas que están restringidas par los mandatarios, se instalan detectores de metales y se tapan con cortinas todas las ventanas de las salas donde habrá VIPS para que no se puedan ver sus movimientos desde fuera.

Perímetro de seguridad

La seguridad es un trabajo conjunto de la ONU y las autoridades de Estados Unidos: la policía de Nueva York y el departamento de Seguridad Interior.

El perímetro de la ONU se cierra y solo los trabajadores, los visitantes acreditados o los vecinos que viven en la zona pueden entrar. El intenso tráfico del centro de Manhattan, esos días se vuelve caótico.

Cuando pasa la caravana del presidente de Estados Unidos, compuesta por más de una docena de carros, el tráfico de vehículos y peatones se corta completamente. En el momento en el que el presidente entra o sale de la sede internacional, nadie más puede hacerlo y solo queda esperar pacientemente y observar los imponentes carros con cristales tintados y escoltas con metralletas asomados a las ventanas.

Medios de todo el mundo

Unos 5000 periodistas acuden a la sede de la ONU para cubrir los eventos. Prácticamente hay medios de todos los países del mundo.

La unidad de enlace con medios, conocido como MALU, por sus siglas en inglés, se encarga de informar a los reporteros de todo lo que pasa. “Participamos en decenas de reuniones de coordinación antes, donde intentamos sintetizar toda la información para los medios: si tendrán acceso, si pueden hacer fotos y videos, si tendrán sitio para sentarse”, cuenta Tal Mekel, el director de la unidad. “Es un reto”.

En la oficina, habitualmente son nueve personas, pero durante esta semana reclutan a ocho trabajadores más de otros departamentos o jubilados voluntarios y cuentan con la ayuda de 80 jóvenes que están haciendo pasantías en la ONU. Ellos se encargan de acompañar a los periodistas de unas salas a otras para que puedan llegar a tiempo a pesar de las restricciones de seguridad.

Desde Nueva York al resto del mundo

Además, la señal de televisión de todo lo que ocurre se envía a las cadenas de todo el mundo por fibra óptica (el satélite es mucho más caro).

“Tenemos solamente cinco líneas y es un pequeño rompecabezas. Empieza una reunión y la sacamos de una fibra óptica, metemos otra. A veces me llaman las televisiones y tengo que decirles que esperen al día anterior para ver si tengo alguna ventana donde pueda introducir la reunión”, cuenta Martín Redi que trabaja en el departamento de televisión. “Hay muchísimas reuniones, cerca de 100 al día, pero es una cantidad infernal, es increíble”.  Asegura que cuando él empezó en la ONU, en el año 93, eran muchas menos. “Ahora hay más problemas en el mundo, todos los países están más involucrados en otros países, las regiones y eso ha dado a que la cantidad de reuniones cada ve crezca más”.

El equipo de televisión, que cuenta con unas 12 personas fijas durante el año, se refuerza durante el debate con hasta 15 técnicos más.

El día antes, Redi envía un programa a las televisiones para que sepan a qué línea tienen que conectarse. Sin embargo, ese programa puede variar y es fundamental alertar rápidamente de los cambios de programación para que las televisiones tengan tiempo de conseguir la señal. “A veces lo pueden conseguir con minutos, porque hay reuniones, como un Consejo de Seguridad de urgencia, que se puede anunciar con 15 minutos de antelación”, dice. Si no se conectan en directo, se les envía una grabación digital en calidad de televisión y la reciben en segundos.

Para captar todo lo que ocurre, en todas las salas de conferencias de la ONU hay cámaras. “Son lo que llamamos cámaras robóticas. Cada asiento de la sala tiene un micrófono y un botoncito. Cuando el delegado aprieta el botón la cámara apunta directo a donde está el micrófono”, explica Redi.

En las reuniones más importantes hay un realizador, lo que permite hacer planos generales o enfocar a un aludido para ver qué cara pone.

Es bastante estresante, pero es un estrés lindo

Otro punto de interés es el “stakeout”, o punto de directos, en la salida del Consejo de Seguridad. Es frecuente que los embajadores hagan declaraciones a los periodistas antes o después de las reuniones. Por eso siempre hay una cámara lista. “Ahí es donde se producen más noticias”, señala Redi.

En la planta 39 también hay cámaras para captar el momento del saludo entre el Secretario General y los mandatarios a los que recibe.  Redi está junto al teléfono, para recibir información constante del portavoz de Guterres y avisar a las televisiones interesadas. “Todos quieren la imagen de su dignatario con el Secretario General y todos son el número uno y quieren la información en el momento”, cuenta.

Sus días de trabajo, como los de casi todos los funcionarios de Naciones Unidas que trabajan en el evento, se alargan durante esa semana. “Es bastante estresante, pero es un estrés lindo”, asegura el argentino. “Trabajar de noche te desarma”, señala Barquín, “pero tiene su gratificación”. “Uno tiene la oportunidad de ser testigo de muchos eventos importantes y de estar cerca de muchas personalidades”.

Producción: Beatriz Barral